最速でペーパーレス化を実現する方法～電子帳簿保存法改正の対策とは？～

• オフィス外だと会社の内線が取れずに、結局出社することが多い…
• テレワークだと、他の社員に欲しい情報をすぐに掴みにいくのが難しい…
• 在宅で顧客対応業務を行うと、対応の抜け漏れや重複対応等が増え、対応品質が落ちないか不安…
• テレワークで増える顧客からの問合せをもっと効率的に処理したい…
• 在宅だと、他者が担当した応対内容を共有するのに手間がかかる…

まずは、情報共有のやり方を変えることが大切です。

CRMを導入することで、テレワーク（特に在宅勤務）の場合問題になり得る、「部署や担当者の間の不十分な情報共有」を円滑に行い、 よりスマートな顧客対応を可能にします。
例えば、取引先との業務や案件の進捗状況が見える化していれば、 問合せの度に担当者に確認する手間や対応の抜け漏れ、重複対応を減らすことができます。

CRMの一つであるF-RevoCRMは、上記の特徴を抑え、顧客情報に基づいた、同一顧客の問合せや営業情報を 一元管理し、テレワーク（在宅ワーク）の顧客対応業務もサポートするオープンソースアプリケーション。

顧客企業に対する基本契約書やNDA（秘密保持契約）、また案件に対する提案書やRFP（提案依頼書）、図面、見積書、契約書、請求書など、企業や案件に対するドキュメント管理が可能になります。

F-RevoCRMで案件や顧客企業を登録すると、自動的にAlfrescoにフォルダセットが生成されます。フォルダが先に用意されていることで、フォルダ構成が統一され情報が整理されます。

顧客企業や案件を横断した全文検索でコンテンツの内容も含めて検索できるため、「提案しているA企業と同じ業種のB企業の提案書が確認したい」「C株式会社の今月の請求金額が知りたい」など、顧客・案件に紐づいてドキュメント管理を行っている為、必要な書類の検索性が高まります。

また、属性情報やカテゴリで効率的に情報を絞り込めるので、電子帳簿保存法の「監査の時にすぐ取り出せる」が実現可能です。

例えば、営業がエンジニアに対して「あの受注した案件の仕様書はどこかな」と確認したり、サポートが営業に対して「問合せ頂いたお客様の保守契約期間が知りたい」など、部署を超えた情報を共有することは、紙保管では時間も手間も多くかかってしまいます。

F-RevoCRM上で顧客を管理し、マーケティング・営業・エンジニア・サポート・経理など、全社的にご利用頂く事で、それぞれが自由にドキュメントをチェックする事が可能になります。