請求業務は重要な業務
ミスが許されず担当者の負担が大きくなることも
請求業務とは、商品やサービス提供に支払う料金を請求し回収するまでの一連の業務です。
請求業務は企業の利益に大きく関わる業務のため、大変重要で企業には欠かせない業務と言えます。作業工程が多く手間や時間がかかりがちな上、ミスが許されないため、なかなか業務内容を変えづらい面があります
よって請求担当者の負担が大きくなりがちです。
作業自体は複雑ではないため、効率化を図りやすい業務でもあります。
そんな請求業務の具体的な内容や課題、効率化など課題解決のためのポイントを解説します。
請求業務の内容
請求業務は、以下ような手順で行われます。
- 金額の決定
取引先との信頼関係にも関わる請求業務における最重要業務といえます。
社内でも慎重で確実なやり取りが必要になります。 - 請求書作成・発行
請求書は、請求金額や支払期限など決まった要項を書類や電子データで発行し、郵送またはメールなどで取引先に発送します。 - 入金確認
期日までに指定した口座に振り込まれていることをチェックします。 - 消込処理
入金を管理する業務。取引先が多くなるほど負担も大きくなる。 - 未回収分の督促作業
期日までに入金されていない取引先へ催促を行う業務。
請求業務の課題とは？
請求業務は、取引先が多くなるほどその業務量も多くなり、担当者の負担かかります。
さらに書類を郵送する場合には多額のコストが発生し、企業にとっても大きな負担となってしまいます。
業務に時間がかかる
営業は、自分が担当する顧客情報のみを把握し、各自バラバラのやり方で商談を進めるため、個人差があり、属人的な営業になってしまいがちです。
- 請求金額が決まるまでに時間がかかる
- 請求書発行してから郵送するまでに時間がかかる
- 入金管理に時間がかかる。
このように、請求業務は取引先企業ごとに発生する作業で、取引先が多ければ多いほど時間もかかってしまいます。
人的ミスが起きやすい
請求業務はあらゆる点で人的ミスが起きやすい業務と言えます。
例えば、
- 請求金額入力ミス
- 送付先の間違い
- 二重請求
- 重要な項目の入力漏れ
など、チェックを怠ると大きな損害につながりかねない業務を人の手で行っているのが現状です。
請求書の管理が難しい
請求書などの帳票書類は、一定期間保管が義務付けられています。紙の管理だと、物理的な保管場所や持ち出し・紛失など様々な問題が発生します。
さらに、2022年から施行されている電子帳簿保存法により、電子データでの保管が義務付けられているため、早急の対応が求められています。
CRMシステムの導入で請求業務の課題は解決できる？
課題が解決できないままだとどうなってしまうでしょうか。
請求金額や期日の間違い・送付間違いなど、取引先へ多大な迷惑がかかってしまいます。また、ただでさえ雑多な業務の上、ミスを許されないともなると、担当者の負担がとても大きくなってしまいます。請求業務が課題解決するのは、もはや急務と言っても過言ではありません。では、どうすれば請求業務の課題は解決されるのでしょうか。
ポイントは
- 業務時間の短縮
- 人的ミスを防ぐ
- ペーパーレス
にあり、これらはすべてCRMの導入でクリアすることができます。
CRMシステムの役割は、顧客に関わる情報を管理することですが、これは以下であげるように請求業務にとっても大きなメリットになります。
- 顧客情報をひとつに集約できる
- ワークフロー機能で自動通知。業務抜け漏れを防ぐ
- 請求書作成が簡単で電子データとして管理できる
請求業務はCRMシステムで効率化！
CRMシステムの中でもF-RevoCRMの場合、統合型顧客管理システムなので販売管理をはじめ営業支援（SFA）、マーケティング、サポート情報など、顧客を中心に一気通貫の管理が可能になります。
そのため、顧客情報や営業支援（SFA）の情報参照して、商談時作成した見積や受注の金額や請求書の送付先が請求書に自動的に転記されるので、人的ミスを大幅に削減できます。
顧客情報を集約
取引先の顧客情報、営業部の案件情報、請求情報を集約・情報共有できるため、請求担当は営業が決定した最新の請求金額を把握することができます。
また、請求書を送信するための宛先やメールアドレスなどが最新情報で請求書作成時に自動的に表示されるため、営業に確認したり、転記作業が不要です。
請求日を自動で通知
取引先ごとに請求時期が違う場合、ワークフローを活用して各取引先の請求日に自動的にアラートを発動するなど、通知やステータス変更を自動的に行うことができます。
この機能を使えば業務の抜け漏れを防ぐことができ、正確な進捗状況を把握することができます。
顧客情報の社内共有
すでに登録されている情報を集約するだけなので、請求書は簡単に作成できます。保存したデータは印刷はもちろん、PDFで電子データとして出力できます。
また、請求書に記載する項目も選択でき、フォーマット編集も可能です。
このようにCRMを活用することで、請求業務の課題解決・業務効率化が実現できます。しかし、勤怠管理のように単に導入すれば解決するシステムではないので、請求業務だけでなく、営業をはじめマーケ部やサポート部など、会社全体でF-RevoCRMを活用することが最も重要になります。
F-RevoCRMの販売管理機能
F-RevoCRMでは、大きく分けて4つの業務でご活用いただける仕組みをご用意しています。部門間で縦割りになっている各種管理情報をF-RevoCRM上で１つにまとめ、顧客情報との紐づけが可能です。
顧客・顧客担当者のデータベースをまとめる
F-RevoCRMの顧客情報管理機能では顧客情報を一元管理し、基本情報をはじめ、営業活動の管理、案件（商談）情報、見積・請求情報、問合せ情報など顧客に関連する情報を同じ画面で確認することができます。
ある顧客の案件に対するスケジュールや活動履歴営業活動を一目で把握可能で、営業効率の向上に貢献することができます。
顧客へ提出する見積作成を効率よく行う
見積の作成や追跡、更新が効率的に行えます。見積の作成ステータスや有効期限、金額などの情報を一元的に管理し、必要な時に簡単にアクセスできます。
見積書は商品やサービスを選択するだけで簡単に作成できます。
過去に顧客に提示した見積りを整理して管理できます。
また、過去に提示した見積りが蓄積されるため不要なトラブルを避けることができます。
顧客へ提出する見積作成を効率よく行う
案件情報では商談の進捗や活動を管理できます。商談毎に顧客の担当者や商談中の商品・サービス・提案書等の資料を紐付けて管理できます。営業ステージごとの色分けもできるため、案件の進行状況やステータスの把握が容易になり、視覚的な管理も可能です。
タスクの優先順位やリソースの配分を効果的に管理することができます。
顧客別の案件に見積を登録し注文書や請求書を簡単発行
案件情報で作成した見積を参照して受注処理や請求書作成をすることができます。
顧客企業に紐付けられた見積の中から請求書作成に該当する情報を選択し、ボタンクリックで簡単に作成できるので、
金額の確認、転記ミス、送付先の確認漏れなど、人的ミスを防止することができます。
請求業務で役立つF-RevoCRMの機能
顧客に関わる全ての情報を効率的に管理
- 営業活動の管理
- 見積・契約情報の追跡 等
顧客の商談の進捗や活動を管理
- ステータス管理
- ワークフロー機能
- ドキュメント（提案書等）管理機能
- 案件リスト作成機能 等
見積書データを基にした請求書発行で金額や宛名ミスを防ぐ
- 製品・サービス管理
- 在庫管理
- 請求書作成
- 発注管理 等
営業部門間で活動情報を共有
- スケジュール管理機能（カレンダー）
- ToDo／活動登録・編集 等
F-RevoCRMを活用した請求業務の事例
F-RevoCRMが選ばれる理由
機能が充実！どんな業種でも使える柔軟設計
顧客情報を中心とした豊富な標準モジュールで顧客接点を統合的にマネジメント
モジュールや項目をUIから編集すれば
様々な業種・業態・課題に適応可能
圧倒的なコストパフォーマンス
一人当たりのライセンス料ではなく
規模に応じた階段型の料金体系
利用人数が多くても比較的安価で利用可能